Software gestion calidad ISO+Base QUALITY

Requisitos relativos a las nuevas versiones y punto nº 4.0 Contexto de la Organización.

En relación a los subapartados, 4.3 y 4.4, relativos al detalle del alcance y del sistema de gestión, se complementa desde al MANUAL DE GESTIÓN en el módulo nº 4 de Información Documentada.

Identificación y revisión de las Cuestiones de Interés o entorno organizativo.

Alta con fecha de la revisión.

Identificación de las PARTES DE INTERÉS.

Revisión de las NECESIDADES y EXPECTATIVAS de las PARTES DE INTERÉS identificadas. Alta de fecha de cada revisión. Revisión periódica.

Identificación de los REQUISITOS de las PARTES INTERESADAS. Alta con registro de fecha. Asociar con el entorno organizativo o Cuestión de Interés.

Requisitos relativos a las nuevas versiones en puntos nº 8.0 Operación y nº 9.1  Seguimiento, medición, análisis y evaluación.

Identificación del control operacional establecido

Alta y edición de los PROCESOS NECESARIOS. Asociación por tipos (ESTRATÉGICOS | CLAVES | SOPORTE). Cada PROCESO así identificado debe de tener un historial de revisión.

Para completar cada FICHA DE PROCESO se debe de alimentar:

Desarrollo: Elementos de entradas, salidas e interacciones. Descripción ampliada del Tipo de control. Relación de Indicadores de control de cada proceso. Relación de competencias intervinientes en cada proceso. Relación de infraestructuras (de control necesarios) intervinientes en el proceso. Relación de información documentada interviniente en el proceso (como mínimo; Política + Manual de Gestión). Asociar con REQUISITOS DE PARTES INTERESADAS intervinientes en el proceso. Asociar con RIESGOS intervinientes en el proceso.

Identificar al menos un indicador por cada PROCESO NECESARIOS dentro del sistema de gestión.

Por cada INDICADOR asegurar disponer de la siguiente información;

Unidades de medida. Periodicidad de control y seguimiento (Recogida de datos). Límites de control (Inferior y/o Superior). Breve descripción del método de recogida de datos. Asociación con la TIPOLOGÍA de INDICADOR. Asociación con el PROCESO NECESARIO que controla. Puede haber varios procesos por cada indicador. Selección del intervalo de fecha para acotar la visualización de datos. HISTORIAL. Representa el acta de seguimiento del desempeño del proceso. Con el registro del historial dejamos información documentada de la supervisión de estado del PROCESO NECESARIOS controlado por el indicador asociado.

Identificar la relación de SUMINISTRADORES EXTERNOS, cuyos servicios o productos afectan o pueden afectar a los requisitos establecidos en el sistema.

Alta de proveedores. Asociación a TIPOLOGÍA de control.

Cada TIPOLOGÍA debe de disponer de;

CRITERIOS DE EVALUACIÓN. Se establece un valor límite numérico (de 0 a 10), como CRITERIO DE SELECCIÓN. Descripción del servicio o producto suministrado y tipo de impacto en el sistema. Detalle del tipo de control establecido. Asociación con una tipología de PARTE INTERESADA y así asociar el PLAN DE COMUNICACIÓN establecido.

Evaluación (registro de fecha) de los proveedores identificados empleando los criterios según la tipología seleccionada.

Requisitos relativos a las nuevas versiones en puntos nº 7.0 Apoyo

Las referencias relativas a las comunicaciones dentro de los requisitos se recogen e los Planes de Comunicación (5.2.2 Comunicación de la Política | 6.2 Objetivos de Calidad | 8.2.1 Comunicación con el cliente | 8.4.3 Información para los proveedores externos | …)

Los elementos relativos a la Seguridad y Salud de los trabajadores se recogen en el este punto, sobre todo el registro y control de la Evaluación de Riesgos Laborales, Planificación y Control Operaciones. Estos elementos a su vez deben de ser complementados, desde la información documentada, la gestión de procesos, descriptivos de puestos, control de infraestructuras, plan de comunicación y participación, mejora continua y estrategia.

Identificación de las COMPETENCIAS necesarias para el DESEMPEÑO de la ACTIVIDAD.

Identificar la relación de PERFILES DE PUESTOS asignando para cada uno de ello; Funciones, Obligaciones, Responsabilidades Operativas, Responsabilidades en Gestión de Calidad, Responsabilidades en Gestión Ambiental, … Relación de competencias (ACADEMICAS, FORMATIVAS, EXPERIENCIA Y HABILIDADES) identificadas como necesarias para garantizar el correcto desempeño de las actividades intervinientes. Asociar los procesos necesarios y el tipo de intervención en cada uno de ellos. Asociar el personal seleccionado para cada puesto así identificado. Registrar el alta en el sistema y cualquier modificación del contenido definido. Desde el «HISTORIAL DE REVISIONES» podemos dejar información documentada del grado de capacidad del puesto (grado de ocupación, disponibilidad, …). La identificación puede realizarse para la relación de perfiles propios de la organización como los externalizados.  Identificar la relación del personal de la organización y afectados por el alcance del sistema ISO en desarrollo, con la información documentada mínima siguiente; Relación de competencia (ACADEMICAS, FORMATIVAS, EXPERIENCIA Y HABILIDADES) extraída de cada informe personal o curricular que justifica la establecida para el perfil de puesto o rol desempeñado. Una misma persona podría desempeñar varios roles dentro de la organización, si bien la suma de tiempos, relativos a una jornada completa (FTE) no debería de exceder de 1.

Identificación y registro de los equipos e infraestructuras sometidos a control y seguimiento de estado.

Por cada equipo debemos dar de alta el correspondiente Plan de Mantenimiento, identificando el plazo y la acción definida.

Es relevante incluir el detalle del método seguido para cada acción de mantenimiento.

En las fichas de equipos e infraestructuras podemos recoger desde el control de equipos, maquinaria, vehículos, infraestructuras hasta equipos de medición y ensayo.

Es de utilidad entre otros; Registros trimestrales de estado de mantenimiento del sistema contraincendios (Requisito legal asociado). Registros de verificación y/o calibración de equipos de medida.

Alta y registro de PROGRAMAS DE COMUNICACIÓN. Asociación a los respectivas PARTES INTERESADAS de las COMUNICACIONES NECESARIAS dentro de cada sistema. Selección del tipo de comunicación establecido para cada ITEM.

Alta y registro de BASES DE CONOCIMIENTO dentro de la organización. Asociación a las respectivas PARTES INTERESADAS con cada BASE DE CONOCIMIENTO.

Identificación de la relación de información documentada necesaria y asociada al sistema de gestión desarrollado, incluyendo, el tipo de documental, el estado, ámbito y nivel (Pirámide Documental del Sistema de Gestión), así como un código de indexación y el título.

Se puede establecer el tipo de distribución documental elegido para cada documento.

Cada documento así identificado va a disponer de los siguientes campos descriptivos; Objeto del documento. Alcance. Responsabilidades relativas a la gestión del propio documento (con tipos de nivel de intervención). Referencias documentales asociadas. Estado de revisión, (Siendo imprescindible registrar un estado de revisión | alta en el sistema, para su visualización en el informe de documentación en vigor. Podemos incluir contenido o desarrollo ampliado al seleccionar el campo *Extra. Dando de alta títulos de contenidos podemos incluir el desarrollo preceptivo.

Requisitos relativos a las nuevas versiones en punto nº 6.0 Planificación

Para la gestión de oportunidades, se accede desde el módulo de mejora.

Identificación de Riesgos de requisitos de Partes Interesadas. Podemos dar de alta los riesgos y luego asignar el requisito afectado, o desde cada requisito identificado dar de alta el correspondiente riesgo.

Cada riesgo debe de tener una tipología asociada.

Para cada riesgo así identificado se puede asignar una relación de perfiles de puesto intervinientes en la gestión del mismo.

Evaluación de los riesgos identificados, con la serie de información documentada necesaria; Fecha de evaluación. Selección de los criterios de probabilidad y consecuencia, para obtener el valor de riesgo total y su valoración. Acción inmediata en función de la valoración obtenida y detalle ampliado de la misma. Selección de la prioridad establecida para cada riesgo. Establecimiento de Acciones planificadas (para aquellos riesgos más críticos). Estas acciones pueden ser desde Oportunidades hasta Acciones Correctivas. Registro de la medida de la eficacia de las acciones asociadas a la evaluación del riesgo. Eficacia tanto para la acción inmediata como para las acciones planificadas. En observaciones podemos ampliar la información relativa a la evaluación y tratamiento del riesgo identificado.

Identificación de Riesgos de Procesos. Podemos dar de alta los riesgos y luego asignar el proceso afectado, o desde cada proceso necesario identificado dar de alta el correspondiente riesgo.

Cada riesgo debe de tener una tipología asociada.

Para cada riesgo así identificado se puede asignar una relación de perfiles de puesto intervinientes en la gestión del mismo.

Evaluación de los riesgos identificados, con la serie de información documentada necesaria; Fecha de evaluación. Selección de los criterios de probabilidad y consecuencia, para obtener el valor de riesgo total y su valoración. Acción inmediata en función de la valoración obtenida y detalle ampliado de la misma. Selección de la prioridad establecida para cada riesgo. Establecimiento de Acciones planificadas (para aquellos riesgos más críticos). Estas acciones pueden ser desde Oportunidades hasta Acciones Correctivas. Registro de la medida de la eficacia de las acciones asociadas a la evaluación del riesgo. Eficacia tanto para la acción inmediata como para las acciones planificadas. En observaciones podemos ampliar la información relativa a la evaluación y tratamiento del riesgo identificado.

Identificación de los requisitos mínimos para el alta y registro de INCIDENCIAS y NO CONFORMIDADES.

Para las NO CONFORMIDADES es necesario de completar los campos mínimos de información documentada relativa a: Análisis de causas y Acciones de Mejora.

Cada incidencia o no conformidad va a disponer entre otros de los siguientes campos; Código libre de indexación. Tipología. Titulo. Estado. Fecha de alta. Tipo de motivo asociado. Desarrollo del motivo. Actuación inmediata. Registro de competencias y grado de intervención.

Desarrollo de plantillas para la evaluación y diagnóstico empresarial.

Cada plantilla va a disponer de dos niveles de evaluación (Criterio y subcriterio).

Como modelo de diagnóstico se establece las AUDITORÍAS INTERNAS de los sistemas de gestión.

Identificación del contenido de información documentada mínima para establecer INFORMES DE REVISIÓN DEL SISTEMA por DIRECCIÓN.

Selección de los criterios de revisión para el informe y alimentar contenido.

Referenciar documentos anexos para facilitar la gestión de los informes, por ejemplo; Informes de control del desempeño de Procesos (Desde historial de control de indicadores).

Informes de evolución de objetivos del sistema, .…

Identificación de OPORTUNIDADES a requisitos de Partes Interesadas y/o Procesos. Podemos dar de alta las oportunidades y luego asignar el requisito afectado, o desde cada requisito identificado dar de alta la correspondiente oportunidad.

Cada oportunidad debe de tener una tipología de estado de valoración .

Según el criterio recogido en el MANUAL DE GESTIÓN, se debe asociar la oportunidad así detectada con una acción planificada, para su control de implantación.

Requisitos relativos a las nuevas versiones en puntos nº 9.0 Evaluación del Desempeño

La evaluación de la satisfacción de los clientes puede ser asociada en la revisión de la RETROALIMENTACIÓN de la Parte Interesada CLIENTES, a modo de actas de revisión de estado, Módulo nº 01 Contexto.

Requisitos relativos a las nuevas versiones en puntos nº 10.2 No Conformidades y acciones correctivas.

Identificación y registro de ACCIONES PLANIFICADAS como información documentada mínima del sistema en relación de la MEJORA CONTINUA.

Se establecen como modelos de ACCIONES PLANIFICADAS las OPORTUNIDADES, ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIVAS PREVENTIVAS O MODIFICACIONES, así como los PLANES DE FORMACIÓN.

Cada acción planificada debe de tener como mínimo de la siguiente información; Código libre de indexación, Tipología, Título, Estado (selección y % de evolución), Desarrollo descriptivo de la acción (incluyendo el objeto y los recursos necesarios), Tareas planificadas y relación de competencias y grados de intervención.

La identificación de requisitos asociados a las PARTES INTERESADAS debe de incluir el grado de percepción de capacidad de cumplimiento y garantías de aseguramiento.

De esta forma, y en el diagnóstico DAFO

percepciones negativas de requisitos internos, representan las DEBILIDADES del Sistema,

percepciones negativas de requisitos externos, representan las AMENAZAS del Sistema,

percepciones positivas de requisitos internos, representan las FORTALEZAS del Sistema,

percepciones positivas de requisitos externos, representan las OPORTUNIDADES del Sistema,

Identificación y registro de OBJETIVOS como información documentada mínima del sistema en relación de la DIRECCIÓN ESTRATÉGICA de la ORGANIZACIÓN.

Cada OBJETIVO debe de tener como mínimo de la siguiente información; Fechas de control (inicial y final), Código libre de indexación, Tipología de estrategia asociada, Título Objetivo, Estado (selección y % de evolución), Desarrollo descriptivo de la acción (incluyendo el objeto y los recursos necesarios), Relación de metas planificadas y relación de competencias y grados de intervención, así como relación de ACCIONES PLANIFICADAS asociadas al OBJETIVO.

La relación entre las necesidades y expectativas del contexto, y la dirección estratégica de la organización queda trazada, desde la asociación entre las ACCIONES PLANIFICADAS y los OBJETIVOS.